Collaborer en entreprise, c’est travailler et réfléchir ensemble sur des missions ou des projets. Une fois la cohésion d’équipe établie et des liens forts créés entre les individus, il est essentiel de se munir d’outils qui faciliteront le travail conjoint. Il en existe une multitude et de plusieurs types, qui auront chacun leur rôle bien défini et qui, selon leur nature, amélioreront la mise en œuvre de vos tâches, que ce soit du point de vue de l’efficacité ou du gain de temps. Il vous est nécessaire de trouver aussi une certaine fluidité dans la circulation de l’information. La communication est en effet le point central de la collaboration. Celle-ci ne pourrait tout simplement pas exister sans échanges entre les collaborateurs.

Pour s’organiser

L’agenda partagé

Il est utile de coordonner les disponibilités des membres d’une équipe pour favoriser une bonne organisation des actions de projet. Pour cela, il n’y a pas meilleur outil que l’agenda partagé : il permet de prévoir des évènements concernant toute l’équipe. La synchronisation des agendas partagés et individuels permet à chacun de visualiser précisément son temps de travail et d’accorder le temps imparti à ses tâches personnelles et à celles de l’équipe.

Le tableau de bord

Le tableau de bord permet de visualiser d’un seul coup d’œil l’activité d’un espace de travail collaboratif. Il s’agit en quelque sorte de la tour de contrôle / de pilotage de l’espace de travail. Depuis le tableau de bord, vous avez la possibilité de visualiser les derniers fichiers créés, modifiés, déplacés, ainsi que les conversations entre membres et les membres de l’équipe qui ont effectué des actions. C’est aussi le lieu où se concentrent les informations fixes et importantes et depuis lequel vous pouvez accéder à tous vos outils de travail.

Pour travailler ensemble

Le kanban

Le tableau kanban est un outil à la fois pratique et flexible. En effet, il a vocation à s’ordonner de la manière dont on le souhaite sous la forme de plusieurs colonnes. Le nombre de colonnes varie selon le besoin et dans celles-ci sont créés des cartes. Elles sont déplaçables à volonté d’un simple glisser-déposer. Les cartes peuvent être remplies de manière très simple à très détaillée : on peut généralement leur donner un titre, une description, des tags et même une date d’échéance. L’ensemble du tableau kanban est personnalisable : il est possible de donner de diverses couleurs et titres, que ce soit aux colonnes ou aux cartes. Chaque utilisateur peut avoir sa propre méthode d’utilisation d’un tableau kanban. Il peut par exemple servir à suivre l’évolution d’un projet, mission par mission et dans ses différents états, jusqu’à l’atteinte des objectifs.

La suite bureautique collaborative

Avec une méthode de travail classique, chaque collaborateur crée et rédige ses documents individuellement puis les partage avec son équipe. Lorsque les membres d’une équipe souhaitent travailler ensemble sur un document, plusieurs versions différentes sont créées et celles-ci doivent ensuite être compilées en un unique document final. Cette tâche est malheureusement fastidieuse, source d’erreurs et de perte d’informations. Par ailleurs, un tel travail peut décourager facilement les collaborateurs. C’est dans l’optique de palier à cette problématique, qu’existe un autre type de suite bureautique : les suites collaboratives. Celles-ci permettent à plusieurs personnes de travailler en même temps sur un seul document. Cela permet de gagner véritablement du temps puisque les modifications sont appliquées en temps réel. Avec ce type de logiciel, les commentaires et remarques peuvent directement être échangées sur le document. Le fonctionnement est fluide, chacun peut voir où les autres agissent dans les documents et combien de personnes le modifient à la fois. Parmi les suites collaboratives libres, Collabora Online ou LibreOffice Online sont les plus complètes et les plus connues. Grâce à ces solutions, vous pouvez prendre en main depuis un navigateur aussi bien un traitement de texte, un outil de présentation, un tableur ou encore un outil de dessin, comme vous le feriez sur un ordinateur en local.

L’outil notes

Les notes sont des éditeurs de texte qui ont pour objectif de créer des contenus pérennes et qu’il est possible de faire évoluer. Ainsi, tels des traitements de texte simplifiés, mais équipés de toutes les fonctionnalités basiques nécessaires, elles vous permettent de créer du texte, des listes à puces, des tableaux, mais aussi d’intégrer des éléments multimédias et une multitude d’autres éléments pour que vous puissiez générer le contenu que vous imaginez en toute facilité. C’est l’outil idéal par exemple pour créer rapidement des comptes-rendus bien mis en forme.

L’outil de tâches

Pour réussir à suivre efficacement l’avancée de vos projets et atteindre vos différents objectifs, outre les missions collectives de l’équipe, il peut être nécessaire d’attribuer des tâches individuelles à accomplir à chacun des collaborateurs. C’est à cet effet qu’un outil de gestion de tâches est utile. Il permet à chaque personne d’une équipe de concevoir clairement les étapes à franchir pour avancer dans un projet et prévient les oublis. De plus, un tel outil rassemble généralement toutes les tâches en une interface, ce qui permet de considérer la quantité de travail attribuée à chaque personne et de cadrer son organisation. De plus, l’outil aide souvent à déterminer l’avancement sur la liste de l’ensemble des tâches et permet de se situer dans l’évolution de leur réalisation. Cela est source de motivation et ne laisse pas la place à l’incertitude.

Le Gantt

Le diagramme de Gantt est l’outil parfait pour prévisualiser un projet et de le suivre avec ses différentes étapes dans le temps. Il permet de déterminer l’ordre d’accomplissement des tâches par priorités et dates d’échéance. Il est possible également d’établir des jalons pour marquer les moments importants et/ou critiques de votre projet. Le plus connu, complet et puissant des logiciels pour appliquer cette méthode est le GanttProject. Il s’agit d’un logiciel entièrement libre de droit, disponible sur Linux, Windows et macOS.

Pour faire transiter l’information et les connaissances

L’outil de discussion historisé

Les échanges écrits ont longtemps privilégié les mails. Malheureusement, leur utilisation est rapidement compromise lorsqu’il y a des échanges au-delà de deux personnes. En effet, l’information se perd dans les différentes réponses et il n’est aisé de maintenir une longue discussion. Il existe pour cela des outils de discussion qui fluidifient le flux des conversations en simplifiant l’interfaçage, pour une lecture plus facile et une visualisation plus simple de l’historique. Pour des échanges plus clairs, favorisez des outils de discussions centrés sur les documents. On peut envisager d’utiliser un espace de discussion classique ou un tchat, mais les contenus s’y perdent au fur et à mesure que progressent les conversations. L’avantage de discussions attachées aux documents repose sur la facilité à retrouver et à comprendre le cheminement du document. Les informations sont ainsi classées avec le document dont elles sont le sujet.

L’espace de stockage en ligne

Il est important que toute l’équipe puisse avoir accès aux fichiers, documents et contenus qui sont relatifs à un projet commun. La conservation de ces éléments par certains collaborateurs a un effet de rétention de l’information et des connaissances. Cela nuit à la capitalisation intellectuelle de l’équipe et présente des risques, notamment de perte des fichiers. C’est pourquoi il est primordial d’aménager un espace de stockage collectif en ligne. Cette démarche assure la pérennité des informations qui sont accessibles à tous les membres en tous temps et en tous lieux. Ainsi dans une véritable démarche collaborative, le contenu appartient à l’équipe et pas seulement à son auteur initial.

L’outil de partage de fichiers

Il peut être nécessaire de partager ponctuellement des fichiers ou des documents avec des personnes extérieures. Encore une fois, la solution actuellement la plus privilégiée est le mail, mais c’est aussi la moins pratique : le poids des documents est limité selon les clients de messagerie e-mail. Les outils de partage de fichiers sont utiles pour passer outre cette difficulté. Une fois les documents chargés, il suffit de partager un lien de téléchargement à son interlocuteur pour qu’il en récupère le contenu. L’inverse est également possible avec une solution collaborative comme Tracim : un lien de téléversement vous permet de récupérer les fichiers ou documents de vos interlocuteurs.

Il existe donc de nombreux points à garder en mémoire et à appliquer pour une meilleure collaboration et, pour chacun de ces points, de nombreux outils pour les appliquer. Cependant, Tracim est l’un des seuls outils sur le marché à avoir été conçu par et pour la collaboration dès sa conception. Vous pourrez donc retrouver en son sein, via un seul point d’accès, la grande majorité des outils cités ci-dessus. Installez Tracim et embarquez votre équipe dans une expérience collaborative intuitive et efficace. Que vous soyez une collectivité, une entreprise ou une association, trouvez la solution Tracim adaptée à vos méthodes de travail et à votre métier.

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