Avec l'avènement du télétravail et la généralisation des outils numériques, la communication a très largement évolué, dans la sphère personnelle et professionnelle.

Les usages ont radicalement changé et aujourd'hui, les organisations performantes ont une stratégie de communication opérationnelle rodée.

Le sujet classique pour les professionnels du secteur est lié à l'instantanéité de la communication. Doit on communiquer en synchrone ou en asynchrone ?

Les enjeux sont bien différents et on voit un schéma classique : l'utilisation de messagerie instantanée pour toute communication écrite.

C'est une terrible erreur, notamment en terme d'efficacité ... en particulier car l'ergonomie n'est pas faite pour prendre connaissance de l'information après coup, et notamment du fait que l'information n'est pas structurée.

On peut mettre en place des règles d'utilisation qui vont limiter les dégats, mais cela ne remplacera pas l'utilisation des bons outils.

Deux outils historiques terriblement efficaces existent :

1. le téléphone pour toutes les communications synchrones
2. le courrier pour toutes les communications asynchrones.

On ne reviendra pas ici sur le "pourquoi ces technologies sont efficaces". Ce qui nous intéresse est d'avantage l'idée d'exploiter des version étendues/améliorées de ces outils et d'identifier dans quel contexte les utiliser de manière privilégiée.

Pour simplifier les choses, nous nous appuyons sur 2 critères : la communication interne ou externe, d'une part, et l'urgence de la communication.

L'illustration suivante suggère l'usage de différents outils de communication selon les cas :

• une messagerie "projet", c'est l'outil collaboratif classique les organisations mettent en place pour permettre aux équipes et groupes de travail de collaborer au quotidien,
• une messagerie "e-mail", c'est l'évolution numérique du courrier, qui reste le moyen moderne le plus universel de communiquer en asynchrone
• des appels téléphoniques - inutile d'expliquer de quoi il s'agit, non ?
• des appels visio - la version moderne de l'appel téléphonique - ce que proposent des outils comme teams, skype ... et #tracim
• des visioconférences planifiées, qui permettent de se retrouver à un moment convenu à l'avance pour discuter en asynchrone.

Il n'y a pas de messagerie instantanée proprement dit, et c'est voulu : la messagerie instantanée combine :

• les inconvénients de la communication écrite - plus lente, moins interative/riche et plus sujette à interprétation erronée
• les inconvénients de la communication synchrone - pas de recul, difficulté voire impossibilité à remettre dans le contexte les échanges dont on prend connaissance après coup.

L'ensemble de ces moyens de communication peut-être mis en oeuvre à l'aide de logiciels libres, y compris avec un accompagnement professionnel :

• la messagerie projet est nativement intégré dans notre logiciel #tracim
• la messagerie "e-mail" est très largement composée de briques libres côté infrastructure. Côté logiciel client vous pouvez utiliser #thunderbird ou l'excellent webmail #sogo ; si vous ne voulez pas vous embêter pourquoi ne pas souscrire à notre service email libre et souverain galae ?
• les appels téléphoniques - on ne va pas s'étendre sur le sujet : tout professionnel qui se respecte a accès à une ligne téléphonique fixe ou mobile
• pour les appels visio, nous vous suggérons vivement d'utiliser des outils libres (#tracim est une implémentation, si vous aimez la messagerie instantanée, il y a des chances que vous puissiez aussi passer des appels visio avec)
• les visioconférences planifiées s'organiseront très bien à l'aide de Jisti Meet ou de Big Blue Button.

La collaboration n'est pas une affaire d'immédiateté mais un savant mélange de réactivité et de pérenité.

Pour un maximum d'efficacité, il faut voir la collaboration synchrone comme une déclinaison très réactive de collaboration asynchrone.