« Aucun homme n’est une île, un tout, complet en soi ; tout homme est un fragment du continent, une partie de l’ensemble. » John Donne

Le travail collaboratif devient une norme pour les salariés qui privilégient désormais les interactions avec leurs collègues et préfèrent travailler conjointement plutôt qu’en solitaire. Cette démarche est également plébiscitée par les organisations pour faire croître l’engagement et la motivation des équipes, en offrant un cadre au travail d’équipe et en le valorisant. Ce cadre permet davantage de fluidité dans les échanges et un boost de la productivité. Pour parvenir à un fonctionnement harmonieux de la collaboration, il est nécessaire de prévoir des espaces de travail adaptés, que ce soit en physique ou en télétravail.

Qu’est-ce qu’un espace de travail collaboratif (physique / virtuel)

Un espace de travail collaboratif est un lieu physique ou virtuel permettant à ses usagers d’organiser un travail à plusieurs mais aussi d’encourager la communication. Il repose sur un équilibre entre pouvoir se concentrer sur un sujet sans être interrompu et être disponible pour collaborer avec ses collègues. Il s’oppose d’ailleurs à l’espace de travail classique qui est cloisonné (plusieurs bureaux individuels) et avec lequel il n’y a aucune convivialité possible. D’autres différences majeures impactent positivement le fonctionnement des équipes dans un espace collaboratif. Il y a l’ouverture des espaces, mais avec néanmoins des espaces individuels permettant de conserver de l’intimité et une disposition mobilière réfléchie pour être agréable d’utilisation (meubles modulables, assises confortables, décorations...). L’espace collaboratif est l’endroit où l’entreprise et les collaborateurs trouvent l’harmonie et c’est donc un juste milieu entre l’espace de travail classique et l’open space.

L’espace de travail collaboratif physique prend la forme d’un lieu aménagé de manière à faciliter l’effervescence des idées, les échanges entre les collaborateurs et leur participation lors de projets collectifs. La réflexion est facilitée, les connaissances peuvent aisément être partagées. Cela encourage également la créativité et la proactivité et fait croître ainsi la productivité. L’espace de travail collaboratif est pensé pour favoriser la cohésion des équipes et rapprocher leurs membres pour un usage efficient du temps imparti. L’espace de travail collaboratif virtuel prend la forme d’une solution logicielle regroupant les outils nécessaires au travail en équipe. C’est aussi un lieu d’échange entre les utilisateurs qui mettent en commun des informations et des contenus. Il doit de ce fait permettre la bonne circulation de la connaissance, non seulement via de diverses fonctionnalités, mais aussi via la facilité d’utilisation de ces fonctionnalités.

Les avantages et les enjeux d’un espace de travail collaboratif

L’espace de travail collaboratif présente de nombreux avantages tant pour l’entreprise que pour le salarié.

L’entreprise qui associe le bien-être salarié au travail, voit ses équipes gagner en efficacité et peut être assurée d’un meilleur déroulement des projets. L’information circule davantage et mieux et ne se perd pas. Il y a donc un meilleur suivi des étapes des projets. De plus, la collaboration entraîne une forme d’apprentissage de la part des collaborateurs qui échangent leurs connaissances et leur savoir-faire. Au-delà de la dimension travail, des individus qui travaillent conjointement et partagent des espaces de détentes communs, forment des équipes plus soudées. Par ailleurs, cela a un impact sur l’ambiance générale et ainsi sur le moral des salariés dont la productivité se retrouve boostée.

Pour les salariés, le contact humain dans un cadre professionnel ou informel est primordial dans leur travail. L’espace de travail collaboratif, qu’il soit physique ou virtuel, leur donne un véritable sentiment d’appartenance à un groupe. La disparition des barrières physiques des bureaux cloisonnés entraîne également la chute des barrières mentales. Les salariés sont donc encouragés collectivement dans leurs actions et ils trouvent un sens à leur travail lorsqu’ils peuvent discerner son impact sur celui du reste de l’équipe. La communication est davantage fluide et naturelle entre les membres de celle-ci. L’expérience et les connaissances de chacun sont distribuées et le salarié éprouve alors un enrichissement personnel et évolue professionnellement sans efforts. La réussite d’une équipe est ressentie avec d’autant plus de force et l’échec est beaucoup mieux perçu lorsque les efforts de tout un groupe sont coordonnées.

Comment mettre en place un espace de travail collaboratif

Mener son projet d’espace collaboratif

Travailler au sein d’un espace collectif (open space par exemple), comme cela est fait souvent, ne suffit pas à faire émerger de la collaboration entre plusieurs individus. La mise en place d’un espace de travail collaboratif doit donc être pensée pour assurer son objectif via son bon fonctionnement.   Bien qu’il soit bénéfique, il s’agit d’un véritable changement en profondeur pour une entreprise comme pour ses collaborateurs. Pour être assuré de la réussite d’un tel ajustement, il est utile de penser en mode projet et pratiquer la méthodologie de la conduite du changement.

Bouleverser l’agencement et le quotidien de vos collaborateurs sans préparation pourrait s’avérer catastrophique. En effet, vous n’auriez d’une part pas l’effet escompté et sans doute l’inverse même de ce qui est attendu. Vos salariés pourraient ne pas comprendre un tel changement et leur travail en pâtirait. D’autre part, les ressources tant humaines que matérielles se retrouveraient gâchées. De plus, les améliorations futures pourraient s’avérer encore plus compliqués à mettre en place et à faire accepter.   Vous devez donc mener une réflexion de fond sur les étapes à suivre. Dans un premier temps, analysez vos besoins de collaborations : déterminez pourquoi ce changement est nécessaire et quels apports il engendrera. Listez aussi les outils nécessaires pour ce projet. Comptabilisez ensuite les ressources dont vous avez besoin et faites le point sur celles qui sont déjà à votre disposition. Elles peuvent être de diverses natures : financières (le coût en termes de temps et d’achats), humaines (vous-même, vos salariés), matérielles (nouveau mobilier, matériels technologiques, logiciels...). Faites part de votre projet à vos collaborateurs en leur exposant les avantages que cela entraînera pour l’entreprise, mais aussi pour eux et en n’omettant pas les potentiels inconvénients. Il est essentiel aussi de les écouter et de les interroger sur leurs ressentis, leurs craintes, mais aussi leurs espoirs. Leur acceptation est capitale pour mener à bien votre projet. Il est probable de ne pas avoir l’approbation de tous et cela est normal, mais l’essentiel est que celle-ci soit majoritaire. Néanmoins, les personnes les moins convaincues ne doivent pas être négligées et il faut les accompagner pour faire tomber leurs réticences en proposant des alternatives là où c’est possible. Il est tout à fait possible, même conseillé, de proposer une réflexion commune et de solliciter les collaborateurs pour qu’ils participent à la génération d’idées. Prévoyez également d’informer vos collaborateurs de l’avancement de ce projet d’espace collaboratif à ses différentes étapes. Vous n’en gagnerez que davantage de confiance et ferez croître leur adhérence au changement.

  Après cela, vous pouvez créer votre espace collaboratif, qu’il soit physique ou en ligne. Toutefois, l’objectif n’est pas encore atteint à cette étape, car il est encore nécessaire d’analyser l’impact du changement et son acceptation par l’équipe. Cette dernière phase permet de mesurer la réussite du changement et d’identifier les améliorations possibles et les éléments qui nécessitent une correction.

Créer un espace collaboratif physique

Un espace de travail collaboratif ne peut pas être composé d’une seule pièce (physique ou virtuelle) dans laquelle on met tous les salariés en espérant que la collaboration démarre spontanément. Il faut donc agencer ces pièces de façon spécifique et les compléter de caractéristiques utiles.

Dans le cadre d’un espace physique, il est conseillé de commencer par le confort des collaborateurs. Ce confort se traduit par un mobilier adapté, modulable et ergonomique. La possibilité de déplacer le mobilier ou les ordinateurs, pour des raisons aussi variés que les rayons du soleil ou l’arrivée d’un nouveau salarié, est un bonus non négligeable. De même, les possibilités de méthodes de travail sont décuplées : le mobilier peut être rassemblé pour un travail en groupe ou au contraire séparé pour des missions individuelles. Cette souplesse de l’environnement de travail confère une certaine liberté au salarié qui peut l’organiser comme bon lui semble. Ce confort se traduit aussi par la possibilité pour un ou plusieurs collaborateurs de s’isoler temporairement. Soit dans d’autres pièces, soit via un mobilier spécifique comme des cabines d’isolation phonique. L’équipement fourni est également important : les salariés doivent par exemple disposer d’ordinateurs portables (facilement transportables). Enfin, il est aussi nécessaire de mettre en place des espaces de détente, permettant des moments de pause. Une cuisine / salle à manger séparée est indispensable, une pièce avec des poufs confortables est un gros plus. Ces espaces laissent place à un climat de décontraction au sein même de l’entreprise. Ce sont des lieux où s’engage la discussion informelle et où des relations de confiances, presque amicales, peuvent être créées.

L’ensemble de l’espace collaboratif doit être globalement agréable d’utilisation et doit aussi dégager une atmosphère chaleureuse qui sera propice à la productivité. Ainsi, même si cela n’est pas obligatoire, la décoration des lieux peut influencer positivement le moral des salariés (des plantes, des objets décoratifs…). Au-delà du matériel, d’autres sens peuvent être favorablement stimulés comme l’auditif. En effet, la musique (à volume modéré) est propice à la concentration.

Créer un espace collaboratif virtuel

Dans le cadre du travail hybride, entre des collaborateurs physiquement éloignés, la possibilité de s’isoler est garantie, le reste est complexifié. La priorité d’une collaboration distancielle repose sur la qualité du matériel fourni, matériel qui doit être adapté à un mode de travail nomade (ordinateurs portables et logiciels uniformes pour l’ensemble de l’équipe). La méthodologie de télétravail doit également être transmise aux salariés, car la collaboration à distance ne s’improvise pas. Un mode de travail inadapté (comme garder les mêmes habitudes en présentiel et en distanciel) peut nuire autant à l’entreprise qu’à ses collaborateurs. Pour en savoir plus sur le sujet, lisez l’article « Conseils pour une collaboration à distance réussie ».

  L’un des premiers outils à mettre en place est un outil de discussion pour contacter, voire interpeller, ses collègues facilement. Cet outil doit permettre de retrouver les informations déjà abordées. En parallèle, il faut aussi mettre en place un fil d’actualité pour rester informé des nouveautés, modifications et échanges qui ont eu lieu lors d’un temps de déconnexion plus ou moins long. Un logiciel de visioconférence (comme Jitsi ou BigBlueButton) doit aussi être mis à disposition pour permettre les échanges réels entre les collaborateurs. En effet, la voix rend la communication plus fluide et la communication non verbale, qui est plus empreinte de sens que la communication verbale, peut être ainsi perçue. Qu’il s’agisse de collaboration entièrement locale, entièrement distancielle ou hybride, d’autres outils sont indispensables. Un logiciel de partage et mise en commun de contenus divers, avec versionnage, historisation et outil de recherche puissant assure que tous ont la même information au même moment. De plus, cela évite la perte de certaines données lors de pannes d’ordinateurs ou lors du départ d’un salarié. La modification de documents en mode synchronisé et collaboratif est encore une fois un bonus, voire une évidence, avec des logiciels comme Collabora Online. La collaboration dans la durée s’anticipe et s’organise. Il est donc nécessaire de mettre en place des calendriers partagés, accompagné d’un suivi des tâches.

L’ensemble de ces outils est fondamental pour créer un environnement virtuel de collaboration bénéfique pour l’ensemble des acteurs. Cependant, les informations et les contenus demeurent décentralisés et il peut être fastidieux, voire source d’erreur, de chercher à les regrouper manuellement. C’est également ainsi une perte de temps considérable. Des solutions existent alors pour garantir une centralisation du travail des équipes et une bonne circulation de l’information. Notre plateforme de collaboration Tracim offre une utilisation de ces outils indispensables (bureautique, agendas, kanbans, notes) et centralise sous forme d’espaces tous les contenus. Ils peuvent être ainsi aisément retrouvés (grâce à une fonctionnalité de recherche et de filtrage) et partagés en interne comme en externe. Mais ils peuvent aussi être modifiés à plusieurs. Un fil d’actualités retrace les dernières actions, modifications ou améliorations des équipes et celles-ci peuvent interagir directement sur Tracim et conserver leurs échanges. Un logiciel de visioconférence intégré permet de répondre aux appels de ses collaborateurs tout en continuant à effectuer ses tâches courantes.

Il est aussi possible d’aménager un espace de détente et de partage informel en ligne avec des logiciels comme WorkAdventure. Cela permet de converser avec ses collaborateurs sans action particulière (comme appuyer sur un bouton d’appel), en se déplaçant dans un lieu virtuel, comme on pourrait le faire dans la réalité, au bureau, en entreprise.  

Peu importe le fonctionnement de votre entreprise, en présentiel, distanciel ou hybride, la collaboration est possible en tout lieu. Elle est la source de nombreux bénéfices pour l’organisation comme pour le salarié. La création d’un espace collaboratif doit être réfléchie, mais sa mise en place, si elle est correctement organisée, est plus évidente que l’on peut le penser. La clé du succès est la concordance des objectifs et des usages vus par l’organisation et ses collaborateurs, car seul peut aller plus vite, mais ensemble, on peut aller plus loin.

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