Depuis quelques années, et plus particulièrement au cours de la période de pandémie de COVID-19, le télétravail s’est propagé dans le salariat en France. La pratique du télétravail divise puisque chaque personne en a une perception différente. Cependant, depuis son émergence, il change nos pratiques et nos habitudes instaurées en présentiel. Non seulement, il est un facteur améliorant le bien-être des employés (ils gagnent du temps et de l’argent sur leurs trajets), mais également un facteur de réduction de l’empreinte carbone (avec une baisse significative de l’usage de véhicules motorisés, comme le soulignent les rapports des Associations Agréées de Surveillance de la Qualité de l'Air).

Ainsi, bien qu’il soit pratiqué le plus souvent à domicile, il nécessite un cadre particulier et le respect de certaines règles, afin de ne pas impacter la productivité tout en respectant son utilisateur. Le télétravail ne s’apprend pas, mais s’expérimente, parfois au détriment du télétravailleur si des bases saines ne sont pas établies. Un des points à garder à l’esprit est que le télétravail ne demande pas seulement d’effectuer simplement ses missions, mais aussi d’être en mesure de collaborer avec ses pairs à distance avec presque autant de fluidité qu’en présentiel. Chez Algoo, le télétravail est largement utilisé, au même titre que le présentiel, dans un équilibre qui convient autant à l’entreprise qu’aux employés.

Le télétravail et l’équipe

À première vue, le télétravail ne semble pas bien différent du travail au sein des locaux de son entreprise, mis à part la différence de lieu et l’isolement des collaborateurs. Cependant, la manière de travailler est fondamentalement différente et nécessite quelques ajustements pour être à la fois efficace et épanouissante pour le salarié.

Le télétravail peut être libérateur pour les profils les plus indépendants et introvertis, comme il peut être synonyme d’anxiété pour les profils ayant besoin d’un cadre spécifique pour travailler. Peu importe la personnalité de vos collaborateurs, les distanciels nécessitent une attention particulière et un suivi de leur activité, pour pouvoir les accompagner au mieux ou bien pour prévenir de potentielles limitations ou de blocages. Ainsi, des objectifs doivent être clairement définis par équipe et par collaborateur afin que chaque personne ait une feuille de route, des missions à accomplir et des buts à atteindre. Cela bénéficie tout autant à l’entreprise qui dispose d’un suivi précis de l’évolution des projets, qu’aux collaborateurs qui ont le sentiment d’être soutenus et qui ont une parfaite connaissance des tâches à effectuer. En parallèle du suivi d’activité, l’organisation de réunions collégiales hebdomadaires, voire journalières pour les projets les plus complexes, permet de garantir un avancement serein des activités. 

Le télétravail ne doit pas être synonyme de solitude et le télétravailleur doit pouvoir garder un contact quotidien et régulier avec les autres membres de son entreprise, notamment pour les projets de groupes ou les projets transversaux. Au-delà du sujet du travail effectif, il est aussi nécessaire de se préoccuper de la cohésion de l’équipe. Il faut, pour cela, "la nourrir" en aménageant des espaces de discussions informelles, pour s’assurer d’une bonne ambiance au sein des équipes, pour y encourager la bienveillance et pour y établir des liens de confiance.

Au sein de notre entreprise, nous avons mis en place, entre autres, une instance WorkAdventure permettant aux collaborateurs de se retrouver dans un monde virtuel lors de leurs pauses. Ils peuvent aussi interpeller leurs collègues pour des questions professionnelles rapides, comme ils pourraient le faire en présentiel en passant la tête par la porte d’un bureau.

Une communication générale fluide est d’ailleurs la clé d’une collaboration réussie. Pour ce faire, outre les messageries instantanées, il est important de réaliser des réunions en visioconférence. Cela permet de ramener les collaborateurs dans la réalité de leur quotidien en leur permettant d’interagir en « face à face » avec leurs pairs.

Ces visioconférences permettent aussi l’utilisation du langage non verbal, aussi essentiel que le langage verbal pour la bonne compréhension entre interlocuteurs. Lors des visioconférences, il est donc préférable d’allumer sa caméra, mais aussi d’utiliser un casque pour être audible et éviter les nuisances sonores. Couper son micro lorsque l’on ne parle pas est aussi une bonne pratique, qui contribue au bon déroulement de ce type de réunion. Ce moyen de communication est simple et rapide, mais il faut être attentif également à la disponibilité de ses collaborateurs. Ainsi, il est de bon usage, tout comme en présentiel, au bureau, de demander à son interlocuteur s’il a du temps à nous accorder, au risque de l’importuner.

Équilibre entre télétravail et bien-être du salarié

Le travail en présentiel offre un cadre naturel aux collaborateurs. Cela implique autant un respect des horaires de travail, des temps de pause, et de la disponibilité des équipes.

Il peut arriver à tout télétravailleur de ne pas regarder sa montre, son rythme n’étant pas ordonné sur le mouvement de toute l’entreprise. Contrairement à ce que l’on peut penser, dans le confort de son domicile, la concentration du télétravailleur peut être accrue et les heures défilent sans qu’il ne perçoive de marqueur d’arrêt. Pour éviter un épuisement sur le long terme, il est primordial de l’encourager à aménager des moments de pauses pour pouvoir se recentrer. Il est d’ailleurs prouvé que quelques minutes de pause permettent de gagner en efficacité par la suite, que ce soit en distanciel ou en présentiel.

Tout aussi important, il est recommandé aux télétravailleurs la déconnexion en dehors des horaires de travail et à leurs responsables le respect de cette déconnexion, pour conserver des limites entre vie professionnelle et vie privée. Pour atteindre cette déconnexion, la gestion du temps doit être dictée par ces horaires prédéfinis dans les contrats de travail et autres fiches de poste. Pour davantage de productivité, il est également utile de parceller les tâches dans des durées déterminées. En effet, le fait de savoir que seules vingt minutes sont disponibles pour terminer telle ou telle tâche accroît les capacités de concentration.

Nous évoquions plus haut que le télétravail ne doit pas s’accompagner de solitude et que les échanges avec les collaborateurs sont d’autant plus importants en distanciels. Il est cependant utile de se cloisonner pour ne pas être perturbés par des sollicitations inopportunes et perturbatrices lors de son travail. Ainsi, lorsque c’est nécessaire, le télétravailleur peut choisir de désactiver les notifications pour l’aider à se recentrer sur ses tâches et accorder des temps définis pour communiquer avec ses pairs.

Un outil de collaboration adéquat

Le logiciel de collaboration est un élément central notamment pour coordonner les efforts des équipes et pour assurer une centralisation des informations et des contenus. Le numérique a donc toute sa place dans le milieu professionnel.

Mais la coordination entre divers outils se complique lorsqu’il y a un besoin de mise en commun de l’information et que celle-ci doit évoluer entre les mains de plusieurs personnes au sein d’une équipe. Ces outils sont nombreux, il peut s’agir de suite bureautique, de messagerie e-mail, de calendrier, de messageries instantanées et bien d’autres. Il devient alors très difficile d’organiser des projets même pour les plus petites équipes. Parmi les conséquences les plus fréquentes d’une telle décentralisation des outils, il peut y avoir des erreurs de versions de documents, des doublons, des pertes d’informations échangées, des discussions croisées. Ainsi, les équipes accusent des pertes de temps considérables et connaissent de grandes frustrations. L’utilisation d’un large panel d’outils pour collaborer, notamment à distance ou en asynchrone, est donc fortement déconseillée.

Par conséquent, il est primordial de choisir le bon outil de collaboration, en déterminant au préalable le but de la collaboration et l’apport recherché. Il peut s’agit de suivre l’avancée de projets, créer des contenus à plusieurs, partager des documents, assurer une bonne organisation des documents et les centraliser, ou encore créer des espaces par groupes de travail spécifiques.

Chez Algoo, nous utilisons notre propre logiciel Tracim. En effet, Tracim regroupe de nombreuses fonctionnalités diverses, ce qui lui permet d’être le point central de toute collaboration, que ce soit en présentiel ou en distanciel.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ces fonctionnalités et sur ce que Tracim peut apporter à vos équipes, qu’elles soient exclusivement présentielles ou hybrides, vous pouvez assister à notre démo mensuelle, le premier jeudi de chaque mois. Vous pouvez également nous contacter pour une démonstration privée.

Image de couverture par Sarah Pflug sur Burst