L'augmentation du télétravail, des équipes hybrides et des travailleurs délocalisés, implique une augmentation des réunions via les outils de vidéo et d’audioconférence.
Ces réunions permettent certes de faciliter la collaboration par les échanges d’informations brute qui y ont lieu, mais sont aussi très importantes pour compléter ces informations par les tons employés en audio et le langage non verbal présenté en vidéo. Ces points importants nécessitent donc pour chaque participant de s’appliquer au cours de ces réunions. Nous avons déjà légèrement évoqué ces nécessités dans notre précédent billet sur les conseils pour une collaboration à distance réussie.

Le matériel

Dans le cadre de réunions où chacun est assis¹ devant son propre poste, un casque micro et la caméra intégrée à l'ordinateur sont suffisants pour une qualité de conversation audio et vidéo correcte. On pourrait penser que les micros et enceintes intégrés aux ordinateurs sont aussi suffisants, mais ils sont susceptibles de déclencher des larsens et de capter des sons parasites, voire désagréables (claviers, portes qui claquent, chaises raclant le sol, etc.). Ces matériels, bien que suffisants, doivent aussi être correctement utilisés. Pour le casque-micro, il est donc nécessaire de placer le micro devant la bouche pour qu’il capte bien les sons mais assez éloigné pour ne pas diffuser les bruits de respiration. Une bonnette en mousse améliore aussi le son. Pour la webcam, il faut faire attention à la lumière directe ou indirecte pour être visible ou ne pas éblouir ses interlocuteurs. (Un arrière-plan neutre est un plus, même si certaines applications permettent de flouter les arrières-plans ou de fournir des décors virtuels.)

¹ : Ou debout en fonction des possibilités du bureau et des préférences de chacun.

(Le fameux mode anonymat qu’on obtient lorsqu’on se place à contre-jour.)

Pour les réunions dans lesquelles une personne est en distanciel pendant qu’une équipe est en local, le matériel peut être plus complexe à mettre en place. Côté vidéo, il est rare d’avoir des webcams avec un champ assez large pour voir toute l’équipe, ce qui fait que certains membres ne sont pas visibles. Côté son, il n’est plus question de micro-casques. On utilise alors des « pieuvres » ou « speaker phones », ces appareils qui servent à la fois d’enceinte et de micro. Ces appareils sont construits pour ne pas créer de larsen et pour capter les sons éloignés, à condition que ces derniers dépassent un certain seuil. Là encore, comme pour les vidéos, ce n’est pas toujours optimal.

Le comportement

Un matériel, aussi perfectionné soit-il, n’est rien s’il est mal utilisé. Il est donc nécessaire de prendre quelques habitudes de bonnes pratiques pour des réunions agréables pour tous.
Pour la vidéo, se tenir en face de la caméra est une évidence, de même qu’être assez proche pour être visible et bien remplir le cadre. Regarder dans sa direction aussi souvent que possible est aussi une bonne pratique, comme si la caméra était l’interlocuteur physique, à qui on accorde son attention. Une posture et une tenue correcte peuvent sembler des obligations en cas d’échanges avec des partenaires extérieurs, mais sont aussi agréables pour vos collègues directs.

Le sujet de l’audio peut paraître moins important, mais il l’est tout autant, voire plus. Il est aussi plus complexe à gérer, parce que moins visible (forcément).
Dans un premier temps, il faut s’assurer de réduire les sources de sons parasites. Dans le cadre d’une espace professionnel, ce peut être des collègues qui travaillent à proximité, une réunion dans une pièce voisine, quelqu’un qui utilise un clavier, une machine à café, etc. Dans le cadre d’une personne en télétravail, il peut s’agir d’électroménager, d’animaux domestiques, de membres de la famille, ainsi de suite. Dans les deux cas, les bruits peuvent venir d’action extérieure, comme la circulation, des travaux d’infrastructure, des tondeuses, ou autres. Une fois tous ces bruits éliminés ou réduits le plus possible, il faut aussi s’assurer de ne pas en produire soi-même. Certains d’entre nous peuvent avoir pour habitude de manipuler des objets entre leurs doigts pendant des moments d’attente. Dans ces cas-là, il est conseillé de remplacer le bruyant trousseau de clefs par une peluche silencieuse, par exemple. Un des meilleurs moyens de ne pas parasiter une réunion est de couper son micro lorsqu’on ne parle pas soi-même. Bien sûr, cela n’est possible que lorsque chacun a son propre micro. Dans le cadre d’une réunion avec toute une équipe devant un seul micro, où le micro ne peut pas être coupé, chacun a la charge de réduire les bruits. (Cela inclut les discussions à voix basse.)

Dans un second temps, quand les sons parasites ont été gérés, il est nécessaire de se faire entendre et comprendre clairement. C’est facile lorsqu’on utilise un casque-micro bien placé, mais plus compliqué quand on s’adresse à un micro partagé. Ces micros partagés sont (comme d’autres) conçus pour ne capter sons qu’à partir d’un certain volume et si la voix est trop basse, elle peut ne pas être captée. Une voix bien posée et un ton qui reste égal permettent de se faire entendre de chaque interlocuteur à tout moment de l’échange. La posture est là aussi importante, pas tant pour ouvrir les poumons (il ne s’agit pas de chanter de l’opéra), mais pour s’assurer que la voix est dirigée vers le micro. Il faut également veiller à ne pas poser les mains sur la bouche lorsque l'on parle. Ce dernier point, la main devant la bouche, est une erreur qui revient fréquemment et dont on imagine mal l’impact. Enfin, la proximité avec le micro est un point à prendre en compte. Si la réunion a lieu dans une salle, certaines personnes peuvent être plus éloignées que d’autres. Il peut y avoir deux cas : soit le micro capte la voix des personnes les plus éloignées et alors la voix des personnes proches est très forte, soit le micro ne capte pas la voix des personnes éloignées et personne n’entend ce qu’elles disent. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire d’être à la fois tous équidistants du micro et assez proche pour ne pas avoir à trop élever (et donc fatiguer) la voix.

Pour finir, veillez à interroger votre interlocuteur sur la qualité de la réception de votre voix et de votre image. Il s’agit d’une action en apparence anodine, mais qui peut éviter bien des déconvenues. En effet, si un problème est détecté par votre interlocuteur, il pourra alors vous le signaler avant même que votre échange sur le cœur du sujet ne démarre.

Conclusion

Ces conseils peuvent tous sembler évidents, mais on n’y pense pas toujours, en particulier si on n’a jamais été formé à la prise de parole en visioconférence. Cependant, les suivre permet d’améliorer les échanges audio et vidéo, d’être mieux compris de ses interlocuteurs, de fournir une meilleure ambiance, de s’assurer que toutes les informations ont bien été transmises et reçues.

Image de couverture par tirachardz sur Freepik