Gérer tous les documents d’une municipalité peut vite devenir complexe, heureusement il existe de nombreux outils pour nous aider dans notre quotidien. En plus de ces outils, il est possible de gagner encore en efficacité avec des méthodes simples à mettre en place. Dans cet article, nous vous donnons nos astuces pour organiser simplement vos documents pour le budget de la ville !

Choisir le bon format de stockage pour gérer les documents du budget

Pour organiser efficacement un budget, la première chose à faire et de réunir ou d’avoir toutes les informations nécessaires pour établir ce budget. Avant de choisir un espace de stockage en ligne, il est important de penser au format dans lequel nous allons stocker nos fichiers. Il faut favoriser des formats ouverts, qui sont compatibles avec de nombreux logiciels. Cela vous permettra de vous assurer que vos fichiers soient toujours lisibles, même si vous devez changer de logiciel. En effet, si on prend l’exemple du format Word, les versions les plus récentes du logiciel ne sont pas compatibles avec les anciennes versions. Ce qui signifie que si un de vos collaborateurs travaille sur un format plus récent que le votre, vous ne pourrez pas avoir accès aux fichiers qu'il vous partagera. Pour éviter de perdre des données, il est donc intéressant de favoriser les formats lisibles quelle que soit la version du logiciel. Pour la bureautique, les fichiers .odt sont les plus ouverts et donc ceux à privilégier. Voici la liste de tous les formats de fichiers dit « fermés » et leurs équivalents « ouverts ».

Une fois le format de sauvegarde déterminé, avoir un espace de stockage en ligne vous permet de centraliser tous vos documents à un seul endroit. Ainsi tout le monde peut retrouver rapidement les informations utiles pour chaque partie qui permettra de composer votre budget. Pour gagner encore en productivité, il vous faudra mettre en place une organisation simple et pratique dans votre espace de stockage en ligne. Par exemple, vous pouvez l’organiser en projet distinct ou en pôle. Établir une arborescence claire vous permettra de classer de manière logique tous les fichiers de votre espace. Lorsqu'une personne recherchera un fichier, elle pourra le trouver de façon simple, et votre équipe gagnera en efficacité sur le long terme !

Favoriser des outils collaboratifs simples pour organiser vos documents du budget de la ville

Les outils collaboratifs en ligne sont les meilleurs outils pour partager les documents et travailler en équipe. Il existe de nombreux outils collaboratifs, vous avez tous déjà probablement utilisé au moins une fois Google Drive, ou encore Office 365. Cependant ces outils ne sont pas forcément vos aliés dans toutes les situations. Pourquoi ne pas vous tourner vers des solutions libres et open source ? Il est judicieux de favoriser les formats ouverts, et il existe de nombreux outils collaboratifs en ligne libres et respectueux de vos données. Un outil de bureautique en ligne très pratique est LibreOffice Online, où vous pouvez retrouver toutes les fonctionnalités d'édition de documents sans restrictions. Framasoft propose également de nombreux outils en ligne gratuitement. Enfin, si vous cherchez des équivalents libres à vos logiciels afin de gérer vos documents, l’annuaire de Framasoft rassemble tous les logiciels parfaits pour se lancer.

Les plateformes de travail en équipe sont idéales pour centraliser toutes vos informations. Déposer toutes vos informations liées au budget de votre ville va vous permettre de faire le bilan en un coup d'oeil de chaque thématique. Si par exemple vous souhaitez organiser votre plateforme avec des thématiques, vous pouvez associer un espace de travail ou un dossier à chacune des thématiques qui vous semble importante. Chaque commission et chaque section peut ainsi avoir un espace distinct. En faisant cette organisation, retrouver les documents de chaque pôles se fera rapidement. Pour calculer votre budget, diviser et organiser vos sous-parties vous permettra d'effectuer de manière simplifiée votre bilan total !

Vous cherchez un outil en ligne pour organiser les documents du budget de votre mairie ? Découvrez Tracim, la plateforme de travail en équipe libre, qui rassemble tous les outils en ligne pour travailler en équipe, partager des fichiers, centraliser vos informations, et collaborer avec votre équipe en temps réel !

Garder l’historique des budgets de votre municipalité

Une fois que votre espace de stockage est choisi et que vos outils collaboratifs ont été mis en place, l'étape la plus importante est encore à venir. En effet, il est nécessaire d’historiser vos informations et vos bilans. D'une part parce que c'est une obligation légale, d'autre part parce que l’utilisation d’un espace de stockage permet d’avoir l’historique de vos fichiers et de pouvoir retrouver les informations dont vous avez besoin en quelques clics. En effet, ces informations pourront servir pour les prochaines années mais également pour les prochaines personnes qui seront élues.

N'hésitez pas à garder tous les devis (même ceux qui n’auront pas servi), factures et autres dépenses dans cet espace, ce sera une vraie mine d’informations lorsque vous devrez réaliser les prochains budgets !