Donc, vous avez décidé de former une équipe collaborative, et maintenant ?
Encourager la collaboration des équipes n’est pas aussi simple que d’appuyer sur un bouton pour "allumer" ou "éteindre" une machine, il faut du dévouement et de l’attention pour développer les compétences nécessaires à la gestion de projet.
Prêt à récolter les bénéfices de la collaboration d’équipe ? Voici 9 conseils pour vous aider à développer une culture d’entreprise collaborative :
1. Intégrer la collaboration comme valeur d’équipe
Toutes les équipes n’apprécient pas la collaboration ; souvent les membres de l’équipe sont plus intéressés par leurs prouesses personnelles que par la réussite effective de l’entreprise.
En expliquant les raisons pour lesquelles vous souhaitez insuffler la collaboration dans le quotidien de vos équipes, vous aider chacun à voir le sens de la démarche. En expliquant les bénéfices individuels qui en découlent permet même de retrouver un sens global à vos activités.
Concrètement, la collaboration va permettre à l’équipe de monter en compétences globalement, de permettre aux salariés de se rendre moins critiques en étant remplaçables, de fédérer les efforts, de progresser réciproquement ...
2. Établir des conventions de communication et collaboration
Quand travailler ensemble, comment communiquer ? Quelles tâches réaliser en équipe ? Définir les règles du jeu est fondamental.
Il faudra du temps pour que les membres de l’équipe finissent par se sentir parfaitement à l’aise les uns avec les autres avec ces nouvelles modalités de communication, mais c’est normal. Asseyez-vous et créez ensemble des conventions de collaboration et tout deviendra plus simple :
- Quelles informations doivent transiter par mail,
- Quels types de messages doivent être envoyés en messagerie individuelle,
- Quelles informations doivent être tracées dans les outils projet ou outils métiers,
- Quelles tâches doivent être faites à plusieurs,
- Quel jour organiser les réunions, (idéalement proposer des agenda « type » pour créer des repères temporels)
- Quelles directives sur les communications et conversations mettre en place pour créer un environnement de travail inclusif
- ...
Tracim est conçu dans cette démarche de collaboration d’équipe et de partage et diffusion de l’information. Il permet notamment de prévoir des agendas d’équipe pour mettre en œuvre les rendez-vous récurrents de vos équipes.
3. Inviter à la co-création
Le brainstorming, la co-création et la réflexion en équipe sont des moyens d’arriver plus vite à de meilleures solutions. Les sessions peuvent se dérouler en présentiel ou à distance, voire de manière asynchrone. Dans tous les cas, elles seront incroyablement bénéfiques si chacun joue vraiment le jeu !
Une manière simple de co-créer avec une équipe hybride présentiel/distancielle est de travailler sur un document collaboratif.
À l’aide de la solution Collabora Online intégrée dans Tracim, vous pouvez construire à plusieurs en temps réel des documents texte, des tableaux, des présentations et même des dessins et schémas.
Chez Algoo, tout est dans le partage des connaissances. Les documents appartiennent à l’équipe et sont co-construits en temps réel puis commentés et améliorés en asynchrone. La démarche est ludique et interactive et permet d’exploiter les capacités de chacun.
4. Encourager les communications ouvertes
La collaboration est efficace lorsque les membres d’une équipe peuvent apporter tout ce qu’ils estiment pertinent à leur travail. Les membres du groupe ou de l’équipe doivent être encouragés à participer, à innover et à contribuer, de manière à laisser les émerger les idées originales voire décalées jusqu’à ce qu’elles deviennent excellentes.
“Un homme avec une idée neuve est un fou jusqu'à ce que l'idée triomphe.”
-Mark Twain
5. Montrer l’exemple
Peut-on sérieusement insuffler la collaboration dans une équipe sans montrer l’exemple ? Cela semble difficile. C’est pourquoi vous devez toujours promouvoir la co-création, encourager les communications ouvertes et consacrer du temps à votre équipe pour qu’elle collabore et qu’elle innove. Encouragez les membres de votre équipe à communiquer entre eux et avec vous, même s’ils doutent. Organisez des temps d’échange individuels s’ils ont besoin de temps. Et montrez l’exemple.
**Tracim offre la possibilité de collaborer avec l’ensemble des personnes présentes sur la plateforme, qu’il s’agisse de collaborateurs internes ou externes à l’entreprise.
La collaboration ne se limite pas à l’organisation !
6. Consacrer du temps au renforcement des liens de l’équipe
Les activités de « team building » ne sont pas seulement là pour soulager les tensions : elles sont également une excellente occasion de mieux se connaître dans un contexte extra-professionnel.
Savez-vous ce que vos collègues aiment faire de leur temps libre ? D’où vient votre patron ? Que faisait votre nouveau collègue avant d’arriver dans l’équipe ? Les équipes qui réussissent à interagir à l’intérieur et à l’extérieur du travail se connaissent mieux. Quand des tensions surgissent ou que le travail devient compliqué, la communication reste plus naturelle et les tensions se dissipent plus facilement. La collaboration reste plus efficace en toutes circonstances.
À Algoo, dans le cadre de notre démarche agile, nous avons mis en place un "moment de célébration à chaque fin de sprint". Ce moment permet de se détendre et d’approfondir nos relations, de partager et d’en savoir un peu plus sur nos collègues, mais aussi de créer des liens qui facilitent la communication au travail.
7. Mettre en lumière les réussites individuelles et les victoires d’équipe
Reconnaître le bon travail d’un collègue est crucial. Féliciter l’équipe pour ses réussites collectives également. Il faut inviter chacun à partager ses impressions régulièrement. Savoir ce qui se passe bien et ce qui a été compliqué permet non seulement que les gens se sentent écoutés, mais cela les aide également à s’améliorer et préparer le futur.
“L’esprit d’équipe… C’est des mecs qui sont une équipe, ils ont un esprit ! Alors, ils partagent !”
-Coluche
8. Offrir des possibilités de partage d’expérience et de « conseil »
Vous devez avoir des compétences sociales. La collaboration est basée sur cela ! En fait, la collaboration est un mélange de compétences communicatives et interpersonnelles. Chaque membre de l’équipe peut travailler pour améliorer ses compétences, mais parfois, avoir une perspective extérieure est utile voire nécessaire.
Certaines compétences s’acquièrent par l’expérience professionnelle, le temps consacré au travail dans l’entreprise et la familiarité avec le marché ou le poste de travail. C’est pourquoi les nouveaux employés (mais pas seulement) sont susceptibles de toujours vouloir en savoir plus. Favoriser les opportunités de partage d’expérience et de conseil au sein de l’entreprise permet à chacun de progresser et donc à l’équipe entière de s’améliorer.
Tracim permet de visualiser la quantité de tâches et des objectifs à réaliser,, ce qui vous donne la possibilité d’établir des priorités et de repenser les stratégies en fonction des différents types de tâches.
9. Définir des objectifs ensemble
Comment les objectifs sont-ils définis dans votre entreprise ? La définition des objectifs est essentielle pour toute équipe. Cela permet de connaître l’objectif vers lequel on se dirige, d’aligner les objectifs le cas échéant et de déterminer ce qui est nécessaire pour y parvenir. Les objectifs sont souvent définis selon une orientation « verticale descendante », ce qui signifie que la hiérarchie définit les objectifs et les moyens pour les atteindre. Cette option peut être utile à l’équipe ou à l’entreprise pour atteindre un objectif commun à tous, mais elle ne donne pas à l’équipe l’occasion de collaborer et d’innover sur ce qu’elle peut faire pour atteindre cet objectif. Envisager d’établir des objectifs hybrides dans lesquels la hiérarchie définit l’objectif principal, mais où les salariés et collaborateurs sont également encouragés à définir leurs propres résultats-clés et KPI sur la façon d’atteindre ces objectifs. Vous pouvez organiser des ateliers ou des brainstormings sur les métriques. Si vous ouvrez la porte à tous les membres de l’équipe pour qu’ils participent à la définition des objectifs, ils auront de fait plus de sens et l’équipe sera davantage motivée pour les atteindre.
Tracim n’est pas seulement un logiciel, c’est un état d’esprit. Le logiciel n'est pas conçu pour une utilisation individuelle, vous devez savoir ce qu’est la collaboration ou avoir envie de collaborer pour l’utiliser efficacement.
Cela favorise une culture de responsabilité chez tous les participants ; les projets n'en sont que plus efficaces.
10. Utiliser un outil unique, unifié, collaboratif
La meilleure façon (et la plus simple) pour votre équipe de travailler ensemble est de collaborer avec un seul outil partagé. Lorsque vous avez une source unique de références, tout le travail de votre équipe se retrouve au même endroit. Toute nouvelle mise à jour, tout fichier partagé ou tout contenu supplémentaire se retrouvera sans problème. En réduisant les freins à la collaboration et à la recherche de l’information, vous donnez à votre équipe les moyens de faire plus avec moins d’efforts.
**Disposer des outils collaboratifs qui facilitent la communication au sein des équipes est crucial pour la gestion des projets, encore plus avec les équipes de travail à distance ou travail en mode hybride présentiel/distantiel. **
Grâce à l’approche Tracim, vous partez du bon pied pour collaborer à distance ou en présentiel. La localisation des équipes est totalement transparente pour vos flux de travail ou les résultats associés