Bien utiliser les mails (2ᵉ partie)

Sujet du mail

Lorsque qu'on envoie un mail, le « sujet » du mail est primordial : il permet d'accrocher l'attention du destinataire et de lui donner envie de lire votre mail. Imaginez envoyer un mail ne contenant pas de sujet, votre destinataire n'a aucune raison de le lire, c'est exactement pareil quand on reçoit un appel avec un numéro masqué.

Il n'est pas nécessaire de faire un résumé dans le sujet : quelques mots judicieusement choisis suffisent.

Pensez que votre interlocuteur n'a pas beaucoup de temps, allez droit au but.

Utilisez les champs appropriés pour envoyer un mail à plusieurs personnes

Pour envoyer un mail à plusieurs personnes en même temps, vous pouvez mettre leur adresse à la suite dans le champ « À : » ou alors utiliser une liste de diffusion. Mais il existe également d'autres champs utiles pour ajouter des destinataires.

La « CC : » ou « Copie Carbone », permet de mettre des personnes en copie de votre mail dont vous n’attendez pas particulièrement de réponse mais qui seront intéressées par votre mail. Il permet ainsi en cas de réponse de vos collaborateurs d'éviter les chaînes de mails.

Le champ « CCI : » ou « Copie Carbone Invisible » permet de faire exactement la même chose que CC, à la distinction que le destinataire principal ne peut pas voir qui est en copie. De même, les personnes en copie ne pourront pas voir le destinataire principal. Le CCI est donc utile pour garder l’anonymat mais doit être utilisé avec parcimonie.

La CCI est très utile pour ne pas dévoiler votre carnet d'adresse. Imaginons que vous envoyez un mail à de nombreuses personnes via le champ À. Une de ces personnes est victime d'un virus. Pour se propager le virus va récolter toutes les adresses mails présentent dans la boite mail de cette personne. Ceci sera évité grâce à l'utilisation du champ CCI.

De la même manière, vous pourrez diffuser une information à l'ensemble de vos clients sans pour autant dévoiler les uns auprès des autres.

Préfixez votre signature de mail « -- » pour mettre en avant le contenu de votre message

Une signature de mail regroupe toutes vos coordonnées pour vous identifier rapidement. Elle comporte généralement vos nom, prénom, entreprise, votre poste ainsi que vos coordonnées téléphoniques, mail et un lien vers le site de votre entreprise.

La plupart des gestionnaires de boite mail permettent de générer des signatures. Il est déconseillé de mettre des couleurs ou changer de police pour votre signature électronique, n'oubliez pas qu'elle doit être professionnelle.

Restez dans la simplicité.

Bannissez les fichiers volumineux.

Quand vous voulez envoyez des fichiers par mails pensez bien à la taille du fichier que vous envoyez. La plupart des opérateurs de boites mails limitent le volume des pièces jointes dans un mail.

Regardez s’il n’existe pas des outils plus adaptés à votre besoin avant d’envoyer vos pièces jointes.

La bonne pratique est d'utiliser un outil de partage de fichier et de partager le lien vers ce ou ces fichiers au sein du mail. Le mail est alors le vecteur de diffusion de l'information mais pas le transport de l'information.

Vous pouvez pour cela utiliser les outils des grands groupes de l'internet (Google drive, Dropbox, Wetransfert, etc), ou, plus intéressant utiliser des logiciels libres. Si vous ne souhaitez pas installer d'outil vous-même tournez-vous vers un outil tel que Framadrop.

Framadrop est un outil très puissant, il n'impose de limite ni sur la taille des fichiers, ni sur la durée d'hébergement. Plus votre fichier est "lourd" plus le temps d’hébergement sera réduit.

Tracim permet aussi de partager des fichiers de façon pérenne.

Indiquez clairement à vos interlocuteurs que vous attendez une réponse

Si vous envoyez un mail et qu'une réponse rapide est nécessaire, vous devez le dire clairement. Par exemple lorsque qu'on organise un évènement, dès l'instant où vous avez des contraintes de délais, dites-le explicitement à votre interlocuteur.

De même que pour les fichiers, si vous cherchez à organiser un évènement, regardez s'il n’existe pas des outils pus adaptés. Les messageries instantanées d'entreprise par exemple permettent de mettre en place des sondages et d'obtenir des réponses plus rapidement.

Il existe des outils libres pour faire des sondages, et vous pouvez en tester les fonctionnalités sans effort : tournez-vous vers Framadate qui remplacera avantageusement Doodle.

En plus de préciser la date, en cas de non-réponse de vos destinataires, des outils simples sont disponibles pour relancer.

Conclusion

Voilà, le premier article de notre nouvelle série est terminé. Merci d'avoir pris le temps de le lire. Nous espérons qu'il vous aura apporté quelque chose.

Nous rappelons que les points abordés dans cet article sont subjectifs. Si vous voulez rajouter des points ou débattre, vous ne pouvez pas laisser de commentaire (notre blog ne le permet pas), mais vous pouvez nous envoyer un mail ... en mettant en oeuvre les différentes suggestions abordées dans ces 2 articles ;)

À très vite sur le blog de tracim

Luc et Damien pour l'équipe tracim