Nouveauté dans le blog, nous allons vous proposez un intervalle régulier des articles sur les thématiques de la collaboration en entreprise et des logiciels associés.

Pour commencer cette nouvelle série, nous vous proposons d'aborder un sujet récurrent et polémique en entreprise : l'email.

Ce que nous vous proposons ici est de partager avec vous dix bonnes pratiques de l'utilisation du mail, issues non pas de la nétiquette ou d'une quelconque convention mais plutôt de notre longue expérience dans le domaine et de l'analyse de "ce qui fonctionne" et "ce qui ne fonctionne pas". Mais rentrons dans le vif du sujet !

Travaillez l'orthographe et la grammaire, n'hésitez pas à vous faire aider

Avant de se lancer dans la rédaction d’un email ou de tout autre support écrit - article, revue, etc, il est primordial de connaître (ou admettre) son propre niveau d’orthographe et de grammaire. Un mail avec une faute tous les trois mots perd sérieusement en crédibilité, et vous aussi par voie de conséquence.

Pour pallier à cette difficulté, il existe plusieurs possibilités ! Une solution sans surcoût est d'utiliser Grammalecte. Grammalecte est un outil libre et gratuit d’aide à la correction des fautes d’orthographe et de grammaire. Initialement développé pour LibreOffice, il s’intègre également dans votre navigateur web Chrome ou Firefox et même dans votre client email Thunderbird. Aucune excuse pour ne pas l’installer !

Une solution un peu plus coûteuse mais diablement efficace est de faire l'acquisition d'un correcteur orthographique. Il en existe différents, mais pour 100 à 200€ vous pourrez faire l'acquisition de Cordial ou Antidote, par exmple. Antodite est certes un logiciel payant et non libre, cependant il ne fait pas que corriger les fautes : une aide à la rédaction est intégrée, proposant notamment un dictionnaire pour élargir le champ des possibles : synonyme, tournures de phrase, ponctuation, etc.

Enfin, la solution la plus simple à mettre en place : faire relire votre texte. Tout le monde devrait avoir ce réflexe lors de la rédaction de textes importants. Cela ne coûte rien ou presque (le coût est le temps de relecture par un pair) et quasiment tout le monde a dans son entourage proche une personne compétente en grammaire et orthographe. Alors autant en profiter !

De plus, outre le fait d'être gratuit, cette solution a l'énorme avantage de nous faire progresser : le relecteur peut en effet expliquer les erreurs, ce qui permet de les comprendre et donc - dans une certaine mesure, de ne plus les commettre.

Abordez un seul sujet par email

Il est déconseillé voire contre-productif d’aborder plusieurs sujets dans le même mail, d'autant plus s'ils n'ont pas de lien direct. En effet, plus votre mail est précis et concis, plus l’information que vous voulez transmettre sera comprise.

Lorsque l'on travaille, on est plus efficace quand on traite les tâches une par une. Pour la lecture et l'interprétation d'un email, il n'en va pas différemment. Si vous voulez parler d'un autre sujet, même connexe, envoyez un second email, d'autant plus si les deux sujets ne peuvent pas être traiter dans les mêmes délais.

Plus votre mail sera chargé d’information, plus le lecteur a de chances de se perdre durant la lecture, de mal comprendre l'idée principale, voire de louper des informations.

Utilisez un ton neutre

Dans un mail professionnel il est dangereux de faire de l'humour, et l'ironie doit être bannie. L'humour n'est en effet pas universel, l'ironie n'est jamais perçue comme étant bienfaisante.

Vous pouvez vous permettre de l'humour si vous êtes proches de vos interlocuteurs, mais soyez sûr de votre coup, et réfléchissez aux aspects hiérarchiques. Par exemple, une blague sur l'inefficacité d'un collègue pourra être bien reçue par des collaborateurs de même niveau hiérarchique, elle sera quasiment à coup sûr mal perçue par l'un des destinataires si elle vient de la hiérarchie, et ce même s'il s'agit vraiment d'une blague.

La solution à privilégier pour détendre l'atmosphère est d'utiliser les smileys. Les smileys, vous connaissez, non ? Ce sont ces petites images que l'on retrouve désormais dans toutes les applications de communication - SMS, WhatsApp, etc. Attention toutefois à ne pas en abuser - on reste dans une communication professionnelle - sérieuse même si elle gagne à être détendue.

Globalement utilisez un ton neutre afin que le lecteur puisse s’y retrouver. Agrémentez votre texte de smileys si détendre le ton vous semble important. Et bien entendu, n'oubliez jamais les formules de politesse : bonjour, merci, cordialement... On n'est jamais trop poli - au pire on vous fera la remarque que vous en faites peut-être un peu trop, mais vous n'aurez jamais braqué votre interlocuteur en étant trop poli.

Le mail permet à chacun de garder une trace - archivez les messages importants

Bien souvent décrié, on oublie trop souvent l'intérêt multiple du mail. D'une part son côté "trace écrite". Il est courant de convenir de vive voix de choses et d'acter ces décisions à travers un email partagé avec différents interlocuteurs. Cela permet de garder une trace et que chacun soit au courant. Un point important de cette trace est qu'elle est dupliquée : on peut assimiler un échange par email à un contrat signé en 2 (ou n) exemplaires et dont chacun conserve une copie. Cet aspect qui peut sembler anecdotique ne l'est pas tout à fait. Par exemple, une discussion sur un outil de messagerie instantanée sera gérer par l'administrateur informatique de l'entreprise. S'il décide de supprimer des messages, l'utilisateur n'aura aucun recours possible - il en va différemment du mail, en particulier dans le cas d'une collaboration professionnelle extérieure à l'entreprise.

Toute demande spécifique peut être faite par mail. L'aspect asynchrone est confortable pour les interlocuteurs (vous envoyez votre email au moment qui vous convient le mieux, et votre interlocuteur le lit et y répond quand il est disposé à le faire). Les informations importantes, les décisions controversées, les demandes de congé, les litiges... garder un email aura toujours plus de valeur qu'un simple "on avait pourtant convenu au téléphone de ceci ou cela".

Chacun pourra décider de l'importance de la trace écrite et pourra alors décider de supprimer ses emails - ou de les classer et archiver. Ceci étant dit... attention à ne pas utiliser l'email pour des cas inadaptés - envoi de gros fichiers, discussions urgentes entre autres (nous y reviendrons plus tard). N'y a-t-il pas un outil plus adapté ?

 Introduisez vos longs emails via un résumé en 2 lignes

Nous évoquions précédemment le fait de traiter un sujet par email pour ne pas perdre votre interlocuteur ; de la même manière un email long sera difficile à lire et à assimiler - c'est donc une bonne chose que d'éviter des emails trop longs. Ceci étant dit, il est parfois nécessaire de développer ses idées - par exemple lorsqu’il s'agit de résoudre des problèmes complexes et d'évoquer des pistes de résolutions, hypothèses, etc. Dans le cas où vous ne pouvez pas réduire la longueur de votre message sans en oter la substance, faites l'effort de proposer un résumé pour les lecteurs pressés. Deux lignes maximum où vous exposez votre sujet et vos conclusions sans entrer dans le détail ni les explications. Vos interlocuteurs n'ayant pas le temps de lire l'intégralité de votre long email vous en seront extrêmement reconnaissants, et parfois cela les incitera à lire la version détaillée.

Il faut bien garder à l'esprit que l'importance d'un sujet traité dans un email est relative - certaines personnes y accorderont beaucoup d'importance, d'autre moins, il faut donc rédiger un document accessible à l'ensemble de vos interlocuteurs. Ces interlocuteurs peuvent être variés, chargés... et ils n'ont bien souvent pas du tout les même priorités que vous !

Voilà un premier jet sur une utilisation qui nous semble pertinente des emails. Bien entendu il s'agit ici d'un avis subjectif, libre à chacun de s'en inspirer, voire de ne pas être d'accord ! Bien que relativement long, ce sujet n'est toutefois pas terminé et nous publierons bientôt le second volet sur le sujet. En attendant, n'hésitez pas à envoyer des emails concis, agréables à lire, accessibles et bien orthographiés et structurés. Même s'ils ne vous le disent pas, vos interlocuteurs vous en seront extrêmement reconnaissants.

Au plaisir de vous retrouver bientôt sur tracim.fr !

Damien et Luc pour l’équipe tracim.